SKILL, l'outil qui a valu un prix à la direction juridique de la Société Générale

Assurer la transmission de l'expertise acquise d'un juriste à l'autre, pour faire gagner en efficacité une direction juridique logée aux quatre coins du monde, c'est le souhait - affirmé - de la Société Générale qui a développé l'outil de knowledge management SKILL.

En quoi consiste l’innovation qui vous a valu le prix du public ?

K.M : C’est un outil de knowledge management. Une plateforme de partage de connaissances qui inclut un espace transversal accessible à tous les juristes du groupe comprenant des modèles, des procédures, de la documentation et des formations ainsi qu’un espace de travail collaboratif privatif où les juristes peuvent se réunir autour d’un projet ou d’une thématique juridique. Cet outil intègre aussi des fonctionnalités de communication, tel qu’un forum « retour utilisateurs » qui nous permet d’avoir des feedbacks des utilisateurs sur les évolutions à apporter, un forum métier où les juristes peuvent se poser des questions, un tchat et un « who’s who’s » où tous les juristes sont inscrits avec leur identité, leurs centres d’intérêts, leurs spécialités, etc.

D’où vient cette idée d’outil de knowledge management ?

K.M : L’idée initiale vient de Gérard Gardella, prédécesseur de l’actuel directeur des affaires juridiques, Dominique Bourrinet. Ce dernier a d’ailleurs déjà initié une démarche de partage des connaissances dans ses fonctions précédentes au niveau de la Banque de Financement et d’Investissement. Un audit interne a également recommandé - par la suite - la mise en place d’un outil de knowledge management au sein de la direction juridique. Ce qui a constitué un levier nous permettant d’obtenir le budget nécessaire en 2014.

Avec le déferlement réglementaire qui s’est abattu sur les banques ces dernières années, il devenait urgent de travailler ensemble où que l’on se trouve dans le monde. Nous sommes une direction juridique très nombreuse : près de 1 100 juristes sont répartis dans 58 pays et dans environ 120 entités juridiques. Nous avions un véritable besoin d’outiller cette filière pour mieux partager nos connaissances. Nous avons aussi constaté que les juristes avaient construit, de façon individuelle ou locale, leurs propres bases, ce qui constituait un véritable risque de déperdition de l’information, de synergies non exploitées et une perte de temps.

Comment cet outil a-t-il été accueilli par les juristes ?

K.M : Il existe deux catégories de juristes. Les premiers, à l’aise avec ce type d’outils, ont tout de suite perçu que SKILL répondait à un besoin. D’autres, moins à l’aise, ont pu profiter de formations vidéos, et d’accompagnement pour s’approprier au mieux SKILL. Et cela fonctionne bien ! Notre objectif est de dépasser les craintes liées au partage des connaissances au sein d’une population généralement jalouse de son expertise.

A.V-D : Nous avons associé les juristes dès le début du projet, ce qui a favorisé l’appropriation progressive de l’outil et généré un véritable engouement pour SKILL. Il est devenu leur outil. Nous récompenserons aussi le travail en équipe et la qualité des contributions lors de « SKILL awards ».

Quel impact SKILL a-t-il eu sur l’organisation juridique de la Société Générale ?

K.M : Nous avons une meilleure communication entre juristes. Le temps gagné - évalué à environ 10 minutes de temps de recherche gagné par jour par personne (estimation basse) - a été chiffré à environ 6 millions d’euros de gains par an. SKILL nous a aussi permis de réduire les coûts de stockage liés aux envois de mails. Nous avons également pu décommissionner plusieurs bases qui nous ont permis d’auto-financer SKILL en grande partie.

C’est aussi un outil qui valorise les juristes, leur permet de monter plus rapidement en compétences. C’est enfin un outil qui tend à permettre d’écourter les temps de réponses à nos clients internes.

A.V-D : Nous constatons également un bien meilleur encadrement des risques. Le document que les utilisateurs retrouvent en ligne est celui qui est le plus à jour. L’outil Microsoft Sharepoint 2013, sur lequel l’outil est implémenté, permet de faire du versioning. Quelques soit la modification que vous faites dans le document, elle est tracée (par l’indication du nom, prénom du juriste, service, nature de la modification, et date).

Par qui SKILL est-il géré ?

K.M : Le knowledge manager assure la gestion de SKILL, c’est un peu « la tour de contrôle » de l’outil au niveau mondial. SKILL repose aussi sur des « knowledge champions » qui sont des juristes opérationnels, et qui sont les relais du knowledge manager dans tous les services juridiques de la filière. Ils sont aujourd’hui au nombre de 50 et constituent un réseau à part entière.

Comment anticipez-vous les risques de cybercriminalité ?

K.M : Nous avons fait le choix d’un outil de knowledge management qui n’est pas une base documentaire. Les contrats avec des données clients sont stockés dans des bases plus sécurisées et qui n’ont pas vocation à être partagées par tous, même au sein de la communauté juridique. SKILL ne contient que des documents anonymisés, sans données transactionnelles et non confidentielles.