Certes, le droit n’aime pas le chiffre. Mais avec la crise, la direction juridique d’une entreprise a de plus en plus besoin de défendre chaque année son budget et de négocier, le cas échéant, son augmentation. « C’est une vraie problématique mais il ne faut pas attendre le début des négociations annuelles pour valoriser le rôle de la direction juridique », conseille Béatrice Bihr, directrice juridique chez Téva Santé. Au contraire, le directeur juridique doit prendre les devants. « Il faut démontrer sa capacité à créer de la valeur ajoutée », martèle Charlotte Karila Vaillant, associée fondatrice de Signe Distinctif, cabinet de conseil indépendant pour les professions juridiques.
Préparer un rapport annuel d’activité
Pour Béatrice Bihr, le rapport annuel d’activité est un document important qui donne une image à la direction juridique : « Il présente l’activité de la direction, rappelle les contentieux gagnés, le nombre de contrats rédigés et l'implication de la direction juridique dans les projets de l'entreprise à tous les niveaux », explique-t-elle. Le rapport révèle aussi les gains obtenus par le département juridique ainsi que les économies réalisées (missions accomplies en interne versus le coût supportés en cas d’externalisation). Fonction transverse, la direction juridique travaille dans l’ombre et les autres départements de l’entreprise ignorent souvent sa valeur ajoutée. Ce rapport permet donc de communiquer en interne.
Mettre en place des indicateurs de performance
« J’ai créé des feuilles de temps pour connaître la réalité de nos actions (volume d’heures par dossier) et objectiver le temps passé (compétences mises à disposition), car c’est à mon sens, le seul outil permettant de rendre des comptes et de justifier notre participation à la création de valeur », témoigne Alain Curtet responsable de la direction juridique du groupe MMA. Réticents lors de leur mise place, il semble que les collaborateurs ont changé d’avis depuis. « La publication du premier rapport annuel, élaboré notamment grâce aux feuilles de temps, valorise le travail de l’équipe », glisse le responsable. La stratégie porte ses fruits. « En quelques années, le service est passé de 7 collaborateurs à 20, je n’ai essuyé aucun refus face à mes demandes de création de poste, car je donne de la consistance à la réalité », indique-t-il.
Maîtriser ses dépenses
Un autre moyen de remporter la négociation est de prouver que le budget est bien géré et que les dépenses sont maîtrisées. Il faut à la fois justifier de l’emploi des ressources internes mais aussi démontrer que les dépenses externes sont optimisées. Alain Curtet, qui aime les tableaux de bord, utilise un top 10 des cabinets d’avocats, dans lequel il consigne les coûts par dossier, ventile les taux horaires, les frais facturés, etc.
Virginie Viola, présidente d’Hoc Opus, spécialiste du courtage en conseil juridique, recommande de « négocier les conventions d’honoraires avant de commencer la relation de fond avec un cabinet d’avocats ». Selon l’experte, trois éléments fondamentaux entrent dans la négociation : les compétences, la disponibilité et le prix. « Le directeur juridique sait évaluer ses besoins et ne doit pas craindre de se voir opposer un refus (ce qui n'arrive quasiment jamais), il y a 50 000 avocats en France dont la moitié en Ile-de-France, ce n’est pas un souci si un cabinet n’est pas preneur », explique-t-elle. Ces conventions d’honoraires sont négociées chaque année. La même méthode peut être initiées avec les autres prestataires (huissiers, traducteurs, etc.).
Choisir la bonne posture
Entrer en négociation avec le comité de direction nécessite d’avoir une vision stratégique de l’entreprise. Cela permet, par exemple, d’argumenter en faveur du recrutement d’un spécialiste pour accompagner une diversification d’activité. Il est également opportun de démontrer que la direction devient un centre de profit lorsqu’elle contribue à recouvrer des créances. « En maîtrisant l’information budgétaire, je peux rendre compte objectivement de ma gestion et éviter les questions que je devance, la négociation devient alors plus aisée », ajoute Alain Curtet.
Cette année, pour son budget 2015, il vient de décrocher une nouvelle ligne dédiée à la communication afin de pouvoir confier à une agence la réalisation de petites vidéos qui lui permettront de rendre le droit plus intelligible à ses clients internes. Ce type de dépense, non traditionnelle, suscite la curiosité, mais le directeur juridique s’était préparé et a diffusé une vidéo prouvant la pertinence du support. La preuve par l’exemple !