« Je ne connais personne, parmi mes anciens camarades de promotion, qui ait eu la chance de créer son poste ». Dans un sourire, Amandine Grouiller, juriste chez Pellenc, fabricant de machines et outillages dans les domaines de l’agriculture et de l’entretien des espaces verts, souligne le challenge que représente la mise en place d’une structure juridique dans l’entreprise. De l’état des lieux à la création de process, en passant par les relations avec les clients internes et les partenaires externes, créer ex-nihilo a un côté exaltant, malgré la difficulté. « En premier lieu, il faut cerner le périmètre du poste, bien comprendre ses prérogatives et limites, qui varient selon la hiérarchie », explique Jérôme Rusak, associé du cabinet de conseil en alignement stratégique Day One.
Certains juristes dépendent directement de la direction générale, d’autres se voient rattachés à la direction administrative et financière, voire à la DRH. Ce qui ne manque pas d’influencer le travail au quotidien, puisqu’un rattachement à la DRH, par exemple, donne une plus grande importance aux missions de droit social, tandis qu’en relevant de la DAF, le travail du juriste passe par le prisme financier. « La décision d’internaliser le service juridique relevait à l’origine d’une volonté de maîtriser les coûts des conseils externes, entre autres objectifs », explique Stéphanie Corbière, responsable juridique du groupe de médias NextRadioTV dont le poste, à sa création, dépendait de la DAF.
Partant de zéro, les juristes pionniers font face à de vastes chantiers : « Une de mes premières tâches a consisté à centraliser l’information juridique », relate Stéphanie Corbière. « Laquelle était dispersée entre les opérationnels, qui géraient chacun leurs contrats, la gestion ou le secrétariat. Des marques pouvaient être déposées en double, alors que d’autres ne l’étaient pas ».
Un indispensable état des lieux, qui s’accompagne d’une cartographie des risques juridiques : « J’ai fait le tour des services de l’entreprise, afin de détecter les enjeux juridiques, là où pouvaient se trouver des failles et des risques à maîtriser », explique Amandine Grouiller.
Ce « mapping » des risques permet d’avoir une vision claire et de hiérarchiser les priorités. Il permet aussi de présenter la fonction juridique aux clients internes et d’en faire la promotion. « Les différents services de l’entreprise ont besoin de comprendre le rôle de la fonction juridique, ses prérogatives et ses contours, afin d’accepter ce nouveau partenariat », explique Jérôme Rusak. Lors de ce tour d’horizon, il est utile au nouveau juriste d’identifier les personnes « ressources » dans l’entreprise à l’intérieur de chaque service, qui pourront apporter de l’information.
La communication peut prendre différentes formes : « J’ai rédigé un Charte juridique à destination des rédacteurs en chef, qui pointe les risques judiciaires liés au travail des journalistes, comme le non-respect du droit à l’image ou la diffamation », explique Stéphanie Corbière.
Les juristes nouvellement nommés peuvent aussi mettre en place des rencontres régulières avec les opérationnels : « Tous les 3 mois, nous avons un comité de propriété industrielle, puisque mon poste dépend du service "Propriété industrielle", où je présente l’actualité réglementaire en sensibilisant les opérationnels sur leurs responsabilités », explique Amandine Grouiller.
Parallèlement, les juristes qui montent leur structure s’attachent à développer des process. « J’ai créé une fiche, baptisée "demande de travaux", que chaque client interne, qui le souhaite, remplit pour obtenir une réponse juridique, en indiquant sa problématique et le degré d’urgence », indique Amandine Grouiller. Une façon de canaliser le flux des demandes et de les prioriser.
Si face à l’interne, il convient de s’imposer en douceur, sans révolutionner l’existant, cela vaut également pour l’externe, où les conseils déjà en place ou nouveaux apportent un soutien clé. « Enfin, pour piloter l’activité du service juridique, il faut instaurer des indicateurs de performance », prévient Jérôme Rusak. Délais de réponse aux clients internes, formations dispensées aux opérationnels, contentieux réglés, respect du budget etc. Ce sont autant de marqueurs qui permettront d’évaluer le travail juridique et de défendre le service face à la hiérarchie afin de faire grandir la structure.