Facturation électronique : le portail de l’État se professionnalise

« Nous serons au rendez-vous du 1^er janvier 2017 ! », a déclaré Christian Eckert, le secrétaire d’État chargé du budget, lors du colloque sur « l’opportunité de la facturation électronique », organisé par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE), mercredi dernier. A quasiment un an de l’échéance, l’administration s’y prépare et entend bien le faire savoir.

Depuis janvier 2012, le portail Chorus Factures est mis à la disposition des entreprises fournisseurs de l’État. Il leur permet d’adresser aux services étatiques leurs factures dématérialisées en vue d’être payées. La date du 1^er janvier 2017 impliquant que l’ensemble de la sphère publique - État, établissements publics nationaux, collectivités territoriales, établissements publics de santé, etc. - assure le même service, Chorus Portail Pro a été développé et est en cours de finalisation. Mercredi dernier, a donc été rendue publique la liste des 18 collectivités et établissements publics pilotes qui accepteront de tester le portail pro à partir du 18 juillet 2016. Via ce portail, les entreprises fournisseurs de ces pilotes et de l'État seront en mesure de transmettre leurs factures électroniques. Puis, en janvier 2017, Chorus Portail Pro assurera le routage de l’ensemble des e-factures adressées par les entreprises aussi bien à l’État qu’à l'ensemble des collectivités et établissements publics. Déposées sur un seul portail, les factures électroniques seront ainsi transmises au bon destinataire.

Encore faut-il que les entreprises s’y préparent. Celles déjà inscrites sur Chorus Factures, verront leur compte automatiquement basculer sur le portail pro. Pour inciter les autres à s’y enregistrer, fonctionnalités et simplicité du dispositif ont été mises en avant par l’AIFE lors du colloque.

Obtenir un accusé de la bonne réception de la facture par le service compétent de l’administration, est une nouvelle fonctionnalité qui sera offerte par Chorus Portail Pro. Le suivi de l’état d’avancement de son traitement (transmission de la facture au service compétent, mise en paiement, refus), qui apparaît déjà sur Chorus Factures, sera reconduit sur le portail pro. Et ce dernier indiquera également si des demandes complémentaires sont formulées par l’administration pour traiter la facture. La version pro sera aussi agrémentée d’un assistant virtuel à la disposition des entreprises pour répondre à leurs questions. Enfin, elle permettra aux sous-traitants admis au paiement - hors marché de travaux - de déposer directement leurs demandes de paiement sur le portail, celui-ci assurant leur transmission à l’entreprise concernée ainsi qu’au pouvoir adjudicateur.

Le format des factures électroniques choisi par l’entreprise importe peu. Le portail assure leur bonne réception et leur visualisation par l’ensemble de la sphère publique quel que soit le format utilisé. Ainsi, saisie de la facture en direct sur le portail, transfert d’un PDF - simple, signé, ou mixte - et envoi automatisé de données de facturation via l’EDI (Échange de données informatisées), sont et resteront possibles en utilisant le portail pro.

Les grandes entreprises seront les premières à devoir s’assurer de la dématérialisation de leurs factures vis-à-vis de la sphère publique d’ici 2017. Puis, viendra le tour des entreprises de taille intermédiaire (ETI) et des petites et moyennes entreprises (voir encadré). Contrairement à ce que l’on pourrait croire, tous les grands groupes n’y sont pas prêts. En veut pour preuve le défaut de préparation des premières concernées, celles du numérique. Au CIGREF, un réseau de grandes entreprises qui échangent sur le numérique, un sondage a été mené. Résultats : « Pas mal d’entreprises le sont déjà - certains projets sont en cours - mais pas toutes », concède Philippe Courqueux, administrateur du CIGREF. Même constat du côté du Syntec Numérique, le syndicat professionnel qui représente 80 % des entreprises du secteur [dont 25 grands groupes, ndrl] : « C’est vrai nous ne sommes pas forcément les plus dynamiques », admet Guy Mamou-Mani, son président. « Même au sein de ma propre entreprise [Open, ndrl], il n’y a pas forcément le dynamisme que je voudrais que nous ayons », poursuit-il.

Saisie en ligne pour les PME, envoi d’un PDF pour les plus importantes, et recours à l’EDI pour les grands groupes… L’utilisation de certains formats reflète-t-elle la taille de l’entreprise ? « Il n’y a pas de réponse toute faite », explique Régine Diyani, directrice de l’AIFE qui prend l’exemple de factures PDF adressées par certains grands groupes du Syntec numérique. « Si une grande entreprise ne travaille pas beaucoup avec l’administration, elle n’utilisera pas l’EDI. Au contraire une entreprise dynamique d’une plus petite taille qui travaille en « full démat » va avoir recours à l’EDI », poursuit-elle. Cependant, « si une grande entreprise a des milliers de factures avec l’administration, ne pas utiliser l’EDI est stupide ! », prévient-elle.

Une chose est sûre, si « les grandes entreprises ont accès aux technologies, elles vont avoir une inertie plus importante » que les petites à se mettre à la facture électronique, analyse Vincent Barbey, représentant du MEDEF au Forum national de la facturation électronique (FNFE). Car au-delà de la facture « il faut être prêts à dématérialiser toute sa chaîne », explique-t-il. Opter pour l’EDI n’est donc pas si simple.

Surtout, lorsque les entreprises passent à la facturation électronique elles ne le font pas uniquement vis-à-vis de l’État, mais la prévoient aussi vis-à-vis de leurs clients ou de leurs fournisseurs. « La bascule vers l’État n’est donc pas un sujet qui pose une inquiétude », indique Philippe Courqueux. EDF, par exemple, est en train de déployer un outil EDI qui assure, l’envoi de ses données de facturation en flux pour des administrations et des entreprises équipées de l’EDI, mais assure aussi la possibilité de convertir ces données en PDF, visualisables par d’autres entreprises ou par ses clients. Ainsi, « au 1^er semestre 2015, c'est autant de factures qui ont pu être dématérialisées que sur toute l’année 2014 », précise Eric Chambefort, responsable des SI Facturation Entreprises/Collectivités du groupe.